Kuidas töötleme teie isikuandmeid ja eraelulist teavet
Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Ametiasutuse sisemise töökorraldusega püüame teha kõik, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks ning asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusse.
Sellelt lehelt leiate, millisel eesmärgil ametiasutus isikuandmeid ja eraelu puudutavat teavet töötleb ning kuidas vastavaid andmeid kaitstakse või avalikkusele kättesaadavaks tehakse. Kui ametiasutus on Teie hinnangul kogunud ja kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.
Tapa valla omavalitsusorganid – Tapa Vallavalitsus ja Tapa Vallavolikogu – vastavate organite moodustatud komisjonid ning Tapa Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusega ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.
Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded
Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.
Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefoninumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks.
Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt Tapa Vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Hävitatud dokumentide andmed kustutatakse ka dokumendiregistrist.
Valik isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldisi säilitustähtaegu:
- valla omavalitsusorganite õigusakte (vallavalitsuse korraldused, vallavolikogu otsused) ja protokolle säilitatakse alalisena;
- rahvastikuregistri alusdokumentidena säilitatakse isikukoodide taotlused alalisena, elukoha- ja isikuandmete teated 55 aastat;
- ehitiste ja maa kasutamisega seotud dokumendid säilitatakse alalisena;
- vallaeelarvest makstavate tasude, hüvitiste, toetuste, õppelaenu kustutamisega jms seotud dokumendid säilitatakse 7 või 10 aastat;
- eraisikute kirjavahetust säilitatakse 5 aastat, valimisküsimustes 15 aastat. Õigusaktidest tulenevalt võib kirjavahetusel olla ka lühem või pikem säilitustähtaeg;
- vallaga töö- või teenistussuhtest lähtuvalt on personaliga seotud dokumente üldine säilitustähtaeg 50 aastat; 2009. aastast säilitatakse töölepinguid 10 aastat lepingu lõppemisest arvates; tööohutuse ja töötervishoiuga seotud dokumente säilitatakse 55 aastat; personalikäskkirju 50 aastat; lähetuskäskkirju 7 aastat ning majanduslike huvide deklaratsioone 5 aastat;
- ametiasutusse tööle kandideerimisel avalikul konkursil osalemise dokumente säilitatakse 5 aasta;
- füüsiliste isikutega sõlmitud töövõtu- ja käsunduslepinguid säilitatakse 10 aastat alates lepingu lõppemisest.
Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.
Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.
Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Tapa Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Tapa valla veebilehelt.
Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid. Muul juhul avalikustatakse dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi.
Kui saadate ametiasutusele kirja ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie kiri dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.
Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) peavad Tapa Vallavolikogu ja Tapa Vallavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist ka vastava teabega osa (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.
Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.
Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes Ametlikud Teadaanded.
Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui
- dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
- puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
- haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.
Internetipõhises väljaandes Ametlikud Teadaanded avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärus; Ametlikud Teadaanded).
Vastavalt avaliku teabe seadusele (§ 438) andmekogudes, mille pidaja on ametiasutus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus ei tulene seadusest.
Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.
Kui kirjaga, mis on ametiasutusele saadetud või ametiasutusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seadus 3. peatükk), analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber).
Ametiasutuses ning omavalitsusorganite töös avaldab ametiasutus isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele (§ 26) ja avaliku teenistuse seadusele (§ 55) ametiasutuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab ametiasutus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.
Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigetele 2 ja 3 tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.
Eriseadustest tulenevalt on ametiasutusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
Ametiasutus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Süsteemi kasutatakse ka andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). E-toimiku infosüsteem on kinnine ning sinna saab siseneda üksnes isikutunnistusega (ID-kaart). Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.
Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel).
Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.
Ametiasutus peab isikuandmete kolmandatele isikutele ja asutustele edastamise kohta arvestust eraldi registris, mis on ainult asutusesisene. Ametnik, kes isikuandmed või isikuandmetega dokumendi kolmandale isikule või asutusele edastas, peab registrisse märkima, kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja millist asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teavet ta edastas.
Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel. Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest (§ 24) on igal isikul õigus saada teada:
- tema kohta käivad isikuandmed ja asjaomaste isikuandmete kategooriad;
- isikuandmete päritolu käsitleva olemasoleva teabe;
- isikuandmete töötlemise eesmärgi ja õigusliku aluse;
- vastuvõtjad või nende kategooriad, kellele andmesubjekti isikuandmeid on avalikustatud;
- kavandatava isikuandmete säilitamise tähtaja või säilitamise tähtaja määramise alused;
- õiguse taotleda vastutavalt töötlejalt andmesubjekti isikuandmete parandamist, kustutamist või nende töötlemise piiramist;
- õiguse esitada Andmekaitse Inspektsioonile kaebus ning Andmekaitse Inspektsiooni kontaktandmed.
Enda andmete töötlemise kohta on ametiasutuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:
- pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel (vallasekretär või kantselei spetsialist) või ametniku vastuvõtul;
- esitada kirjalik taotlus (Pikk 15, Tapa linn, 45106; e-post [email protected]);
- taotleda teabenõude (vt avaliku teabe seaduse § 14) korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist;
- tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega ametiasutuses koha peal.
Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.
Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.
Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest väljastab ametiasutus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.
Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ametiasutus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.
Dokumentide ärakirjade ja väljatrükkide või isikuandmete väljastamisel paberkandjal eest võtab ametiasutus avaliku teabe seaduse § 25 lõike 2 ja isikuandmete kaitse seaduse § 19 lõike 2 alusel alates dokumentide 21. leheküljest tasu 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest. Seda juhul, kui dokumentide või andmete väljastamise eest ei ole eriseadusega ette nähtud riigilõivu või muud tasu.
Ametiasutus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib
- kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
- takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule“) kaudu.
Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek ametiasutusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktidele (tel 322 9650, e-post [email protected] või aadressil Pikk 15, Tapa linn, 45106). Paranduste tegemiseks võib ametiasutus nõuda täiendavaid tõendeid.
Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab ametiasutus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12). See on põhjus, miks erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või internetis valla veebilehel või ajalehes Sõnumed isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks on vaja ka vastava isiku nõusolekut.
Kui ametiasutusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.
Viimati uuendatud 09.02.2026
